1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Agencja Fotograficzna SNAPshot Piotr Kaczmarek, ul. Gawronia 6, 85-430 Bydgoszcz, prowadzący punkt usługowy Fotograf Osowa Góra.
Adres punktu: ul. Gawronia 6, 85-430 Bydgoszcz (wejście od ul. O. M. Kolbego 20). Adres do korespondencji Administratora: Gawronia 6, 85-430 Bydgoszcz.
Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: fotografosowagora@gmail.com, tel. 666 367 021.
2. Jakie dane możemy przetwarzać
W zależności od sposobu kontaktu i zamówionej usługi mogą to być: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, treść korespondencji, dane potrzebne do realizacji i rozliczenia zamówienia, a także fotografie i materiały dostarczone do wykonania usługi.
W ramach zdjęć do dokumentów przetwarzamy wizerunek osoby fotografowanej. W przypadku odbitek, skanowania i digitalizacji kaset VHS, VHS-C, Video8/Hi8 oraz miniDV mogą to być wizerunki i głosy osób występujących na powierzonych materiałach, w tym dzieci.
Podczas korzystania z witryny mogą być również przetwarzane dane techniczne, takie jak adres IP, data i godzina połączenia, informacje o przeglądarce i zdarzenia zapisane w logach serwera.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
- Odpowiedź na zapytania oraz przygotowanie oferty — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy kontakt dotyczy przyszłego zamówienia, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji).
- Wykonanie zdjęć, odbitek, wydruków, skanów i digitalizacji nagrań — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
- Rozliczenia i dokumentacja księgowa — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki prawne).
- Bezpieczeństwo serwisu, zapobieganie nadużyciom i dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
- Opcjonalne funkcje wymagające zgody, np. niewymagane do działania witryny technologie analityczne lub marketingowe, jeśli zostaną uruchomione — art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania jest zgoda.
4. Zdjęcia klientów i nagrania z kaset
Fotografie, pliki do druku oraz nagrania powierzane nam w celu wykonania usługi służą wyłącznie do jej realizacji, kontaktu dotyczącego zamówienia i ewentualnej obsługi reklamacji.
Nie oznacza to zgody na publikację wizerunku. Nie wykorzystujemy materiałów klientów do portfolio, reklam ani mediów społecznościowych bez odrębnej, odpowiedniej podstawy prawnej. W przypadku fotografii dzieci dane przetwarzamy w zakresie niezbędnym do wykonania usługi zamówionej przez osobę uprawnioną.
Prosimy o przekazywanie wyłącznie materiałów potrzebnych do wykonania zamówienia. Jeśli nagrania lub zdjęcia zawierają dane innych osób, klient powinien posiadać odpowiednie uprawnienie do ich przekazania w celu realizacji zamówionej usługi.
5. Jak długo przechowujemy dane
Dane kontaktowe i korespondencję zachowujemy przez okres potrzebny do odpowiedzi, obsługi zamówienia oraz ewentualnych roszczeń. Dokumenty księgowe przechowujemy przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy.
Pliki zdjęciowe i nagrania robocze zachowujemy tylko przez czas potrzebny do przygotowania i wydania zamówienia oraz rozpatrzenia ewentualnej reklamacji, a następnie usuwamy, o ile nie istnieje inna zgodna z prawem podstawa ich dalszego przechowywania. Szczegółowy sposób i okres usuwania plików należy dostosować do rzeczywistej procedury stosowanej w punkcie.
Dane techniczne i logi serwera są przetwarzane w okresach wynikających z potrzeb utrzymania i bezpieczeństwa serwisu oraz zasad operatora hostingu.
6. Komu dane mogą zostać udostępnione
W niezbędnym zakresie dostęp do danych mogą mieć podmioty obsługujące hosting i utrzymanie strony (obecnie korzystamy z usług hostingowych zenbox), dostawca poczty elektronicznej, dostawcy narzędzi IT, podmioty świadczące usługi księgowe i serwisowe oraz organy uprawnione na podstawie przepisów prawa.
Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie powinny działać na podstawie odpowiednich umów i upoważnień. Nie sprzedajemy danych osobowych klientów.
7. Przekazywanie danych poza EOG
Niektóre usługi zewnętrzne, w szczególności narzędzia poczty elektronicznej, mogą wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli taki transfer występuje, wymaga zastosowania odpowiedniego mechanizmu przewidzianego przez RODO (np. decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony lub standardowych klauzul umownych).
Informacje o konkretnych usługodawcach oraz stosowanych zabezpieczeniach powinny odpowiadać aktualnej konfiguracji witryny i poczty elektronicznej.
9. Prawa osób, których dane dotyczą
W granicach przewidzianych przez RODO możesz zażądać dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz — w odpowiednich przypadkach — przeniesienia danych. Możesz też wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
W sprawach dotyczących danych skontaktuj się z nami pod adresem fotografosowagora@gmail.com. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, ale niektóre z nich są konieczne, aby odpowiedzieć na zapytanie, wykonać zdjęcie albo zrealizować i wydać zamówienie. Bez tych informacji realizacja usługi może być niemożliwa.
Nie podejmujemy wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływających.
11. Ochrona danych
Stosujemy środki organizacyjne i techniczne służące ochronie danych, odpowiednie do rodzaju danych i ryzyka, w szczególności ograniczanie dostępu do materiałów klientów oraz bezpieczną komunikację ze stroną za pomocą HTTPS.
Materiały dostarczone do druku i digitalizacji nie są publicznie udostępniane za pośrednictwem strony internetowej.
12. Przyszłe zamawianie odbitek i przesyłanie plików online
Planowana funkcja zamawiania odbitek i wydruków przez stronę, wraz z przesyłaniem plików na serwer, nie jest obecnie częścią opisywanego procesu zamawiania. Przed jej uruchomieniem zaktualizujemy politykę, uwzględniając zakres przesyłanych danych, dostawców infrastruktury, terminy usuwania plików, sposób zabezpieczenia transferu oraz zasady realizacji zamówień.
13. Zmiany polityki prywatności
Polityka może być aktualizowana wraz ze zmianą usług, sposobu działania witryny lub przepisów prawa. Aktualna wersja będzie dostępna pod stałym adresem fotografosowagora.pl/polityka-prywatnosci/.